Home » Blog » 3 manieren hoe je voldoende voorraad houdt voor jouw kliniek

3 manieren hoe je voldoende voorraad houdt voor jouw kliniek

Door: Dave2021-01-31 10:57:00

Weten hoe op welke 3 manieren voorraadbeheer in de zorg nog beter kan? Hoeveel voorraad heeft een huisartsenpraktijk of kliniek eigenlijk nodig? Wij hebben samen met experts op inkoopgebied gekeken naar lean voorraadbeheer en de noodzakelijke voorraad medische hulpmiddelen in de praktijk.

vooraadbeheer

Weten hoe je jouw voorraadbeheer kunt verbeteren? Door efficiënter met je voorraadbeheer om te gaan wordt het voor praktijken minder stressvol en makkelijker om te bestellen en is er minder gedoe met leveranciers. Hierbij drie strategieën die je kunt volgen voor betere voorraden in onzekere tijden. 

Multi-merk strategie

Het klinkt misschien vanzelfsprekend dat je nooit op één paard moet wedden, maar toch zien wij vaak genoeg dat er met 1 merk gewerkt wordt. Dit is vaak het merk wat de arts vanuit het ziekenhuis of vorige praktijken al kent. Door meerdere merken te hanteren voor de moeilijk leverbare items zoals met covid-19 het geval was: handschoenen, FFP-maskers en andere zaken voorkom je leveronzekerheid en tekorten.

Hoe je dit simpel kan doen? zet in je online bestellijst of in je excellijst 2 merken handschoenen, zodat jij of je collega's ten allen tijde beiden kunnen bestellen. Maak hiervoor voorraad afspraken met je leverancier, zodat er in ieder geval altijd wat ligt. Vervolgens bestel je hetgeen wat voor jou het meest kostenefficiënt is. Is dat niet binnen de gewenste levertijd in huis? Dan kan je altijd nog over op de andere handschoen met voorraadafspraak.

Het 3-bin kanban lean voorraadbeheer voor de praktijk

In Japan zijn ze ontzettend vindingrijk en de LEAN methodiek van Toyata is ongetwijfeld niet onbekend. Wist je dat je dit ook op voorraad kan toepassen? 

Het werkt als volgt: je behandelkamer voorraad, voorraadkast en de voorraad bij de leverancier werken als 1 keten van zogenoemde "bins" oftewel voorraadeenheden. Is de één op dan wordt deze aangevuld door de voorraadeenheid of "bin" van de ander. Dit wordt ook wel eens een Min-Max voorraad genoemd hierbij kan je de voorraadeenheid of bin natuurlijk zo groot maken als je wilt. Wij bevelen meestal een voorraad van 4-6 weken aan, maar het kan geen kwaad om hier nu 6 tot 8 weken voor te noteren.

noodzakelijke basisvoorraad met een goed voorraadsysteem

Normaliter gaat dit met bakjes of tussenschotjes zoals in de bovenstaande foto, maar je kan dit ook heel handig met instrumenten markeertape doen. Als er maar een visueel signaal is dat er besteld moet worden.

Vaste voorraadberekening voor de basisvoorraad van de medische benodigdhed

Hoe bereken je een veiligheidsvoorraad? Een veiligheidsvoorraad is een noodzakelijke voorraad aan medische hulpmiddelen voor gebruik in de medische praktijk of kliniek. Voor huisartsen is het overigens ook erg handig om de link van het NHG te volgen en daar de PDF met basis benodigdheden te bekijken. Dit geeft jammer genoeg niet echt een conreet beeld voor aantallen, maar wel leidraad.

Het berekenen van de veiligheidsvoorraad kan eenvoudig via de onderstaande formule:

Veiligheidsvoorraad = (maximaal dagelijks gebruik artikel * maximale levertijd in dagen) - (gemiddeld dagelijks verbruik * gemiddelde levertijd in dagen)

Voorbeeld: recentelijk hadden wij bij een klant de onderstaande voorraad berekend voor mondmaskers type IIR.

Veiligheidsvoorraad = (maximaal 30 doosjes verbruik per dag * maximale levertijd van 14 dagen = 420 doosjes) - (gemiddeld 20 doosjes verbruik per dag * gemiddelde levertijd van 4 dagen = 80) oftewel = 420 - 80 = 340 doosjes als veiligheidsvoorraad.

In de online klinimed bestellijst is er een speciaal veld voor het invoeren van de minimumvoorraad. Zo weet je altijd wat je in huis moet hebben.